Phạm vi công việc
Bạn nhận được gì
Bắt đầu từ một quy trình đau nhất, không thay toàn bộ hệ thống trong một lần
Nối vào phần mềm kế toán và công cụ bạn đang dùng, thay vì bắt bỏ hết làm lại
Mỗi giai đoạn là một hạng mục báo giá riêng, chạy được và đo được trước khi đi tiếp
ERP nghe như một sản phẩm, nhưng với phần lớn doanh nghiệp ở Đồng Nai nó là một vấn đề rất cụ thể: mua hàng giữ một file, kho giữ một file khác, sản xuất ghi sổ riêng, kế toán nhập lại tất cả vào phần mềm của mình — và khi giám đốc hỏi tháng này lãi bao nhiêu trên một mã hàng, không ai trả lời được ngay vì bốn nguồn số liệu không khớp. Việc cần làm không phải là mua một hệ thống to hơn, mà là để các bộ phận cùng ghi vào một nguồn.
Chúng tôi làm điều đó theo giai đoạn và nói trước rằng đây là cách chậm hơn — cũng là cách có tỷ lệ thành công cao hơn hẳn. Dự án bắt đầu bằng việc vẽ lại dòng chảy dữ liệu thật trong công ty bạn, tìm chỗ số liệu bị nhập hai lần hoặc bị đứt, rồi chọn ra một quy trình để làm trước: thường là kho hoặc sản xuất, vì đó là nơi sai lệch tốn tiền nhất và cũng là nơi hiệu quả dễ nhìn thấy nhất. Phần đó chạy thật trong công ty vài tháng, rồi mới nối tiếp sang mua hàng, bán hàng, công nợ hay nhân sự.
Nguyên tắc thứ hai là không bắt bạn vứt bỏ những gì đang chạy tốt. Nếu kế toán đã quen một phần mềm và phần mềm đó làm đúng việc của nó, chúng tôi kết nối vào thay vì viết lại — mục tiêu là hết nhập liệu trùng, không phải thay hết cho đủ bộ. Toàn hệ thống dùng một bộ danh mục dùng chung (mặt hàng, nhà cung cấp, khách hàng, đơn vị tính) để cùng một mã hàng không mang ba tên khác nhau ở ba bộ phận, và phân quyền theo vai trò để mỗi người chỉ thấy phần thuộc trách nhiệm mình.
Nói rõ một điều để bạn khỏi mất thời gian: chúng tôi không bán một sản phẩm ERP đóng gói với danh sách phân hệ có sẵn, và không phải doanh nghiệp nào cũng nên làm ERP theo yêu cầu. Nếu quy mô và quy trình của bạn vừa với một giải pháp thương mại có sẵn, giải pháp đó rẻ hơn và nhanh hơn, chúng tôi sẽ nói thẳng như vậy sau buổi khảo sát. Hướng làm riêng đáng cân nhắc khi quy trình của bạn là lợi thế cạnh tranh chứ không phải thứ nên uốn theo phần mềm, hoặc khi bạn cần nối các hệ thống mà không sản phẩm sẵn có nào chịu nói chuyện với nhau. Hai khái niệm hay bị nhầm lẫn được phân biệt rõ trong bài ERP và WMS khác nhau thế nào.
Doanh nghiệp tôi nên mua ERP có sẵn hay xây theo yêu cầu?
Câu trả lời trung thực là tuỳ, và thường thì giải pháp có sẵn thắng. Nếu quy trình của bạn tương đối phổ thông và bạn chấp nhận điều chỉnh cách làm cho vừa phần mềm, một sản phẩm thương mại sẽ rẻ hơn, nhanh hơn và có sẵn cộng đồng hỗ trợ. Làm riêng đáng cân nhắc khi quy trình đặc thù chính là thứ tạo ra lợi thế của bạn, khi bạn phải nối nhiều hệ thống rời rạc, hoặc khi chi phí bản quyền theo đầu người trở nên vô lý ở quy mô của bạn. Chúng tôi khảo sát rồi mới đưa ra khuyến nghị, kể cả khi khuyến nghị đó là bạn không cần thuê chúng tôi.
Triển khai ERP mất bao lâu và bắt đầu từ đâu?
Giai đoạn đầu — khảo sát dòng dữ liệu, chốt danh mục dùng chung và số hoá một quy trình lõi — thường kéo dài 3 đến 5 tháng. Các giai đoạn sau ngắn hơn vì nền đã có sẵn. Chúng tôi không nhận dự án kiểu chuyển đổi toàn công ty trong một lần: đó là kiểu dự án hay được vẽ ra đẹp nhất trên giấy và cũng hay đổ vỡ nhất trong thực tế.
Dữ liệu và hệ thống đặt ở đâu, có thuộc về chúng tôi không?
Hệ thống chạy trên máy chủ của bạn hoặc tài khoản đám mây đứng tên công ty bạn, do bạn nắm quyền quản trị cao nhất. Mã nguồn bàn giao khi nghiệm thu, kèm tài liệu kỹ thuật và tài liệu vận hành. Không có khoá độc quyền nào buộc bạn phải tiếp tục làm việc với chúng tôi để hệ thống chạy được — nếu sau này bạn muốn chuyển sang đơn vị khác, những gì cần bàn giao đều đã nằm trong tay bạn.