Phạm vi công việc
Bạn nhận được gì
Bắt đầu từ một mảng dùng được ngay, không phải một dự án 12 tháng
Bốn nhóm hệ thống dùng chung một nền dữ liệu, mở rộng dần từng bước
Khảo sát tận nơi tại Long Thành, Nhơn Trạch, Biên Hòa trước khi báo giá
Hầu hết doanh nghiệp ở Long Thành không hỏi "nên dùng phần mềm nào" — họ hỏi "nên bắt đầu từ đâu". Kho đang lệch số, đơn hàng vẫn chạy bằng Zalo, kế toán chờ số liệu cuối tháng, và mỗi phòng giữ một file Excel riêng. Trang này không bán một sản phẩm; nó trả lời câu hỏi chọn hệ thống nào trước, bằng cách mô tả bốn nhóm phần mềm quản lý và loại doanh nghiệp mà mỗi nhóm phù hợp.
Bốn nhóm phần mềm quản lý và nhóm nào hợp với bạn
- Phần mềm quản lý kho — chọn nhóm này khi con số trên sổ và con số trong kho không khớp nhau, hoặc khi tìm một lô hàng mất nửa buổi. Đây là mảng cho kết quả nhìn thấy được nhanh nhất, thường trong vòng vài tuần.
- Phần mềm quản lý sản xuất — chọn khi bạn không trả lời được ngay lệnh sản xuất đang ở công đoạn nào, hoặc khi tỷ lệ lỗi chỉ lộ ra ở khâu kiểm cuối.
- Bán hàng, đơn hàng và công nợ — chọn khi báo giá, đơn hàng và công nợ đang nằm ở ba nơi khác nhau. Mảng này thường đi kèm hoặc đi ngay sau phần kho.
- Hệ thống ERP — chọn khi các mảng trên đã chạy riêng và cái bạn thiếu là một nguồn số liệu duy nhất. ERP là bước hợp nhất, hiếm khi là bước đầu tiên.
Nhân sự, chấm công, bảo trì thiết bị và hồ sơ chất lượng nằm rải trong cả bốn nhóm, và thường được thêm vào sau khi mảng lõi đã chạy ổn.
Nên làm cái nào trước
Nguyên tắc chúng tôi dùng khi tư vấn: bắt đầu từ chỗ sai số đang tốn tiền thật, không phải từ chỗ nghe hiện đại nhất. Một công ty thương mại 20 người thường nên bắt đầu ở bán hàng và công nợ; một nhà máy gia công thường nên bắt đầu ở kho, vì nguyên vật liệu là khoản vốn đọng lớn nhất và cũng là chỗ sai số dễ đo nhất. Doanh nghiệp đã có phần mềm kế toán thì nên nối vào đó thay vì thay thế nó.
Điều chúng tôi khuyên không nên làm là triển khai cả bốn mảng cùng lúc. Dự án càng rộng thì thời gian tới ngày dùng được càng xa, và một hệ thống chưa ai dùng thì chưa chứng minh được gì.
Mua sẵn hay viết riêng
Phần mềm đóng gói phù hợp khi quy trình của bạn là quy trình phổ thông. Khi quy trình là thứ tạo ra lợi thế của bạn — cách tính giá riêng, cách ghép đơn riêng, yêu cầu truy xuất của khách hàng FDI — thì việc bẻ quy trình cho vừa phần mềm là đang vứt bỏ chính lợi thế đó. Trong trường hợp đó, viết phần mềm theo yêu cầu là hướng đúng, và trang đó giải thích quy trình khảo sát, quyền sở hữu mã nguồn và cách báo giá.
Một nền dữ liệu, mở rộng dần
Dù bắt đầu từ mảng nào, chúng tôi dựng trên một cơ sở dữ liệu duy nhất và một hệ phân quyền duy nhất. Nghĩa là mảng thứ hai không phải một phần mềm thứ hai với một danh sách khách hàng thứ hai và một lần nhập liệu thứ hai — nó đọc thẳng dữ liệu đã có. Đây là khác biệt lớn nhất giữa việc mở rộng dần có chủ đích và việc mua lẻ từng phần mềm rồi loay hoay ghép lại.
Bạn nhận toàn bộ mã nguồn và cơ sở dữ liệu, đặt trên máy chủ công ty hoặc trên đám mây đứng tên bạn. Sao lưu tự động và quy trình khôi phục được bàn giao kèm tài liệu.
Chúng tôi làm việc ở đâu
Văn phòng tại Long Thành. Khảo sát tận nơi không tính phí đi lại trong phạm vi Long Thành, Nhơn Trạch, Biên Hòa, Trảng Bom và các khu công nghiệp Lộc An – Bình Sơn, Nhơn Trạch, Amata. Buổi khảo sát làm việc với người trực tiếp thao tác, vì quy trình trên giấy và quy trình thật hầu như luôn lệch nhau — và chính chỗ lệch đó quyết định nên làm mảng nào trước.
Nếu bạn đang phân vân giữa hai hệ thống hay được nhắc tới nhiều nhất, bài phân biệt ERP và WMS nói rõ khác biệt; còn nếu nhà máy của bạn mới bắt đầu, bài số hóa nhà máy nên bắt đầu từ đâu đi sâu hơn vào thứ tự ưu tiên.
Phần mềm quản lý nên bắt đầu từ mảng nào?
Từ chỗ sai số đang tốn tiền thật. Nhà máy gia công thường bắt đầu ở kho, vì nguyên vật liệu là khoản vốn đọng lớn nhất và sai số dễ đo nhất. Công ty thương mại thường bắt đầu ở bán hàng và công nợ. Buổi khảo sát tại chỗ là để xác định đúng điểm này trước khi báo giá, và nó miễn phí.
Có cần làm ERP ngay từ đầu không?
Hiếm khi. ERP là bước hợp nhất các mảng đã chạy riêng về một nguồn dữ liệu duy nhất — khi chưa có mảng nào chạy, không có gì để hợp nhất. Triển khai ERP làm bước đầu tiên thường kéo dài thời gian tới ngày dùng được và khiến nhân viên vẫn phải chạy song song bằng Excel trong lúc chờ.
Có nối được với phần mềm kế toán công ty đang dùng không?
Đa số trường hợp là được, qua xuất nhập Excel hoặc qua API nếu nhà cung cấp mở kết nối. Chúng tôi kiểm tra khả năng kết nối ngay trong giai đoạn khảo sát, trước khi ký hợp đồng. Nếu phần mềm kế toán đang dùng ổn, hướng đúng là nối vào chứ không phải thay thế.
Mua phần mềm có sẵn hay viết riêng thì hơn?
Nếu quy trình của bạn là quy trình phổ thông và bản có sẵn đáp ứng được, mua bản có sẵn là lựa chọn đúng và chúng tôi sẽ nói thẳng như vậy. Viết riêng đáng tiền khi quy trình chính là lợi thế cạnh tranh, khi chi phí thuê bao theo đầu người đã vượt chi phí tự sở hữu, hoặc khi cần nối với một hệ thống mà nhà cung cấp kia không mở kết nối.