Ở các khu công nghiệp quanh Long Thành và Nhơn Trạch, "số hoá nhà máy" là cụm từ được nhắc rất nhiều, thường kèm theo một danh sách dài công nghệ. Bài này bỏ qua danh sách đó và trả lời câu hỏi thực tế hơn: nếu bạn quản lý một nhà máy và muốn bắt đầu vào quý tới, thì làm gì trước.
Nguyên tắc: bắt đầu từ nơi bạn đang mất tiền, không phải nơi công nghệ hấp dẫn nhất
Đây là điều phân biệt dự án chạy được với dự án chết yểu. Có ba câu hỏi giúp tìm ra điểm bắt đầu:
Thông tin nào bạn thường phải chờ? Nếu quản đốc phải đợi tới cuối ca mới biết chuyền chạy được bao nhiêu, thì đó là điểm bắt đầu.
Sai sót nào lặp lại hằng tháng? Xuất nhầm nguyên vật liệu, giao trễ vì không thấy nút thắt sớm, tồn kho lệch sổ sách.
Dữ liệu nào đang được nhập hai lần? Mỗi lần một con số phải chép tay từ giấy sang Excel rồi từ Excel sang phần mềm kế toán là một cơ hội sai, và cũng là dấu hiệu rõ nhất của một khoảng trống có thể tự động hoá.
Chỗ nào bị nhắc tới trong cả ba câu trả lời, đó là nơi nên làm trước.
Bước 1 — Vẽ lại dòng chảy thật của thông tin
Trước khi mua bất cứ thứ gì, hãy đi theo một đơn hàng từ lúc nhận đến lúc giao và ghi lại: ai ghi gì, ghi vào đâu, chuyển cho ai. Làm trên giấy, đi thật trong xưởng, hỏi người thật đang làm.
Kết quả gần như luôn gây ngạc nhiên cho ban giám đốc, vì quy trình thật thường khác quy trình trong sổ tay ISO. Những chỗ lệch đó chính là nơi cần xử lý — và bản vẽ này là tài liệu giá trị nhất bạn mang tới bất kỳ buổi làm việc nào với đơn vị phần mềm.
Bước 2 — Chuẩn hoá mã trước khi số hoá
Đây là bước bị bỏ qua nhiều nhất, và bỏ qua nó là lý do phổ biến nhất khiến các dự án sau đó sa lầy. Nếu cùng một loại nguyên vật liệu đang mang ba tên khác nhau ở ba bộ phận, thì phần mềm chỉ giúp bạn tạo ra ba con số sai nhanh hơn.
Thống nhất một bộ mã dùng chung cho vật tư, thành phẩm, khách hàng và nhà cung cấp. Việc này không cần phần mềm, chỉ cần một người có thẩm quyền quyết định và vài tuần làm cẩn thận. Nó là nền móng cho mọi thứ sau đó.
Bước 3 — Số hoá đúng một quy trình, chạy thật vài tháng
Chọn một quy trình từ bước 1 và làm dứt điểm. Với phần lớn nhà máy, đó là theo dõi tiến độ lệnh sản xuất hoặc quản lý kho.
Cho nó chạy thật hai đến ba tháng trước khi bàn tới phần tiếp theo. Khoảng thời gian này để làm ba việc: sửa những chỗ thực tế khác thiết kế, để công nhân quen với việc thao tác trên màn hình, và có số liệu thật chứng minh khoản đầu tư tiếp theo là đáng.
Ba sai lầm khiến dự án đổ vỡ
Triển khai toàn nhà máy trong một lần. Đây là loại dự án đẹp nhất trên giấy và đổ vỡ nhiều nhất trong thực tế, vì không ai còn thời gian đổi cách làm việc khi mọi thứ thay đổi cùng lúc.
Thiết kế hệ thống trong phòng họp. Nếu người viết phần mềm chưa đứng ở chuyền xem công đoạn đó diễn ra thế nào, phần mềm sẽ trật ở những chi tiết mà chỉ hiện trường mới lộ ra — găng tay không thao tác được màn hình cảm ứng, chỗ đặt máy quét không có ổ điện, ca đêm không có ai biết xử lý khi máy treo.
Bỏ qua việc đào tạo và người dẫn dắt tại xưởng. Mỗi nhà máy cần ít nhất một người trong nội bộ hiểu hệ thống đủ để trả lời câu hỏi của đồng nghiệp. Không có người đó, hệ thống sẽ bị đi vòng qua trong vòng vài tuần.
Về chi phí
Bước 1 và bước 2 gần như không tốn tiền phần mềm, chỉ tốn thời gian nội bộ — và hai bước đó quyết định phần lớn kết quả. Bước 3 nên được báo giá thành một hạng mục riêng, nghiệm thu độc lập, để bạn thấy kết quả thật trước khi cam kết ngân sách lớn hơn. Bài chi phí viết phần mềm theo yêu cầu phân tích con số được cấu thành thế nào.
Chúng tôi khảo sát tận xưởng trước khi đưa ra bất kỳ đề xuất nào, và buổi khảo sát đó miễn phí. Nếu sau khi đi một vòng chúng tôi thấy nhà máy bạn nên làm bước 2 trước rồi hãy quay lại sau vài tháng, chúng tôi sẽ nói vậy.