Phạm vi công việc
Bạn nhận được gì
Số tồn trên màn hình là số tồn tại thời điểm đó, không phải bản cập nhật cuối ngày
Mỗi thao tác là một lần quét mã trên điện thoại hoặc máy quét cầm tay
Viết bám theo quy trình kho đang chạy của bạn, không bắt bạn đổi cách làm
Ở phần lớn kho hàng quanh Long Thành và Nhơn Trạch, con số tồn kho thật nằm ở ba nơi khác nhau: file Excel của kế toán, cuốn sổ của thủ kho, và trí nhớ của người lái xe nâng. Ba nguồn đó chỉ được đối chiếu vào ngày kiểm kê, và thường là không khớp. Hệ quả thì ai làm kho cũng gặp: kinh doanh đã hứa ngày giao nhưng hàng không còn, nguyên vật liệu nằm quá hạn trong một góc kệ mà không ai nhớ ra, hoặc cả tổ kho mất trọn một ngày chủ nhật để đếm lại từ đầu.
Phần mềm quản lý kho chúng tôi viết bám theo quy trình đang chạy tại kho của bạn, thay vì buộc bạn sửa cách làm cho vừa một phần mềm đóng gói. Mỗi lần nhập, xuất, chuyển vị trí hay kiểm kê là một lần quét mã vạch hoặc QR trên điện thoại hay máy quét cầm tay — nên số liệu trên màn hình là số liệu ngay lúc đó. Vị trí lưu trữ được đánh đến từng dãy, kệ và tầng, để một nhân viên mới vào vẫn lấy đúng pallet mà không phải đi hỏi. Với hàng quản lý theo lô hoặc hạn sử dụng, hệ thống tự đề xuất xuất lô nào trước thay vì trông vào việc người soạn hàng có nhớ hay không.
Phần báo cáo viết cho người phải ra quyết định chứ không phải để in ra cho đủ hồ sơ: tồn theo mặt hàng và theo lô, hàng sắp hết hạn hoặc nằm quá lâu, tốc độ luân chuyển của từng nhóm hàng, và chênh lệch giữa sổ sách với kiểm kê thực tế. Phân quyền tách theo vai trò — thủ kho, kế toán, quản lý — nên mỗi người thao tác đúng phần mình chịu trách nhiệm, và mọi điều chỉnh tồn đều lưu lại ai sửa, sửa lúc nào.
Nếu doanh nghiệp bạn đã có phần mềm kế toán hoặc hệ thống ERP đang dùng, chúng tôi làm phần kết nối để dữ liệu chạy một chiều tự động, thay vì bắt nhân viên nhập hai lần vào hai nơi. Nhà máy có quản lý người nước ngoài có thể chạy giao diện song ngữ Việt – Trung hoặc Việt – Anh. Cách chúng tôi bắt đầu luôn giống nhau: một buổi khảo sát tại kho của bạn, vì không thể thiết kế đúng một hệ thống kho khi chỉ nghe kể qua điện thoại. Buổi khảo sát đó miễn phí và không ràng buộc gì. Nếu bạn còn đang cân nhắc, bài WMS là gì và khi nào doanh nghiệp thật sự cần liệt kê các dấu hiệu cụ thể.
Phần mềm quản lý kho viết riêng khác gì phần mềm đóng gói bán sẵn?
Phần mềm đóng gói rẻ hơn và dùng được ngay, nên nếu kho của bạn chạy theo quy trình phổ thông thì đó là lựa chọn hợp lý và chúng tôi sẽ nói thẳng như vậy. Viết riêng đáng tiền khi kho của bạn có điểm mà phần mềm bán sẵn không xử lý được: cách đánh mã nội bộ riêng, quy tắc xuất theo lô đặc thù, quy trình kiểm soát chất lượng khi nhận hàng, hoặc cần nối với một hệ thống sẵn có. Chúng tôi khảo sát trước rồi mới nói bạn thuộc trường hợp nào.
Chi phí và thời gian triển khai khoảng bao nhiêu?
Một hệ thống kho ở mức lõi — danh mục hàng, nhập, xuất, chuyển vị trí, kiểm kê, báo cáo tồn — thường mất 8 đến 14 tuần kể từ khi chốt quy trình, và chi phí nằm ở mức vài chục đến trên trăm triệu đồng tùy số nghiệp vụ và số điểm kết nối với hệ thống khác. Đây là khoảng để bạn dự trù ngân sách, không phải báo giá: con số cụ thể chỉ đưa ra sau buổi khảo sát, tách theo từng hạng mục để bạn có thể lùi phần chưa cần sang giai đoạn sau.
Kho của tôi chưa dán mã vạch bao giờ, bắt đầu thế nào?
Đó là tình trạng bình thường và không phải trở ngại. Trong giai đoạn đầu chúng tôi sinh mã và in tem cho danh mục hàng cùng cho từng vị trí kệ, thường làm cuốn chiếu theo từng khu để kho vẫn chạy trong lúc chuyển đổi. Về thiết bị, điện thoại Android phổ thông quét đủ tốt cho hầu hết kho; máy quét cầm tay chuyên dụng chỉ cần khi tần suất quét cao hoặc môi trường kho bụi và lạnh.