WMS là viết tắt của Warehouse Management System — hệ thống quản lý kho. Nói gọn: đó là phần mềm biết chính xác trong kho đang có gì, nằm ở đâu, thuộc lô nào, và mỗi lần hàng dịch chuyển thì ai làm, lúc mấy giờ.
Định nghĩa thì đơn giản, nhưng câu hỏi đáng tiền hơn là: kho của bạn đã cần đến nó chưa? Excel là một công cụ tốt và rất nhiều kho vận hành ổn với Excel trong nhiều năm. Bài viết này nói về thời điểm Excel bắt đầu không còn đủ.
Năm dấu hiệu kho của bạn đã vượt qua Excel
Số tồn trên file và số tồn thực tế lệch nhau thường xuyên. Không phải lệch vì ai gian dối, mà vì file được cập nhật cuối ngày trong khi hàng chạy suốt ngày. Khoảng trễ đó là chỗ sai số sinh ra.
Tìm một pallet phải hỏi người. Nếu chỉ một hai người trong kho biết hàng nằm ở đâu, thì kho của bạn đang phụ thuộc vào trí nhớ của họ. Ngày họ nghỉ phép, cả kho chậm lại.
Kiểm kê phải dừng hoạt động cả ngày. Kho có hệ thống vẫn cần kiểm kê, nhưng kiểm theo khu và kiểm định kỳ, không cần đóng cửa đếm lại từ đầu.
Hàng hết hạn hoặc tồn quá lâu chỉ bị phát hiện khi đã muộn. Với nguyên vật liệu có hạn sử dụng, đây là khoản mất tiền lặng lẽ và đều đặn nhất.
Kinh doanh hứa giao dựa trên số tồn không đáng tin. Đây là dấu hiệu nặng nhất, vì thiệt hại không dừng ở kho mà lan sang uy tín với khách hàng.
Có hai dấu hiệu trở lên nghĩa là chi phí bạn đang trả cho việc không có hệ thống đã lớn hơn chi phí xây một hệ thống.
Một WMS thật sự làm gì
Ghi nhận theo thời gian thực. Mỗi lần nhập, xuất, chuyển vị trí là một lần quét mã vạch hoặc QR. Không có bước "nhập liệu lại vào cuối ngày", nên cũng không có khoảng trễ để sai số chui vào.
Quản lý vị trí đến từng ô kệ. Vị trí được đánh theo dãy – kệ – tầng. Người mới vào ca tối vẫn lấy đúng pallet mà không phải gọi điện hỏi ai.
Quản lý theo lô và hạn dùng. Hệ thống chủ động đề xuất xuất lô nào trước theo quy tắc bạn đặt, thay vì trông chờ người soạn hàng nhớ.
Kiểm kê cuốn chiếu. Đếm theo từng khu vào lúc kho vắng việc, chênh lệch được ghi lại kèm người xác nhận.
Truy vết. Mỗi thay đổi tồn kho đều lưu ai làm và lúc nào. Khi có sự cố, bạn truy được nguồn thay vì đi đoán.
Khi nào bạn chưa cần WMS
Nói thẳng để bạn khỏi tiêu tiền sớm hơn cần thiết. Nếu kho của bạn dưới vài trăm mã hàng, hàng không quản theo lô hay hạn dùng, chỉ một hai người vận hành và tồn kho luân chuyển chậm, thì Excel làm tốt và một hệ thống lúc này chỉ thêm việc.
Ngưỡng thường rơi vào khi có từ ba yếu tố trở lên: nhiều mã hàng, nhiều người cùng thao tác, nhiều vị trí lưu trữ, hàng có hạn dùng, hoặc kho phải trả lời số liệu cho một bộ phận khác — kế toán, sản xuất, kinh doanh.
Bắt đầu từ đâu
Đừng bắt đầu bằng việc chọn phần mềm. Bắt đầu bằng việc viết ra quy trình kho hiện tại của bạn — thật sự đang chạy thế nào, không phải quy trình lý tưởng trong sổ tay. Hàng về thì ai nhận, kiểm gì, ghi vào đâu. Xuất hàng cần ai duyệt. Ai được phép điều chỉnh tồn.
Bản mô tả đó quyết định phần lớn kết quả dự án. Kho nào cũng có vài quy tắc riêng, và những quy tắc đó chính là chỗ một phần mềm đóng gói thường không vừa.
Nếu bạn đang ở giai đoạn cân nhắc, chúng tôi có bài so sánh riêng giữa ERP và WMS — hai thứ hay bị dùng lẫn nhau — và trang phần mềm quản lý kho theo yêu cầu mô tả cách chúng tôi khảo sát và triển khai. Buổi khảo sát tại kho là miễn phí, và nếu sau buổi đó chúng tôi thấy bạn chưa cần hệ thống, chúng tôi sẽ nói vậy.