Câu hỏi đầu tiên luôn là "viết một phần mềm quản lý hết bao nhiêu?", và câu trả lời trung thực duy nhất là: không ai biết trước khi biết bạn cần gì. Điều đó nghe như né tránh, nên bài này giải thích cụ thể con số được cấu thành từ đâu — đủ để bạn tự ước lượng và đọc được một báo giá.
Bạn không mua sản phẩm, bạn mua thời gian của người làm
Đây là điểm khác biệt căn bản so với mua máy móc. Chi phí gần như toàn bộ là thời gian: phân tích, thiết kế, lập trình, kiểm thử, sửa theo phản hồi, đào tạo, bảo hành.
Vì vậy mọi thứ làm tăng số giờ đều làm tăng giá, và mọi thứ giảm số giờ đều giảm giá — kể cả những thứ tưởng như không liên quan đến phần mềm, ví dụ việc bên bạn có ai đủ thẩm quyền chốt yêu cầu nhanh hay không.
Năm yếu tố quyết định con số
Số màn hình và số quy trình nghiệp vụ. Đây là yếu tố lớn nhất và cũng dễ ước lượng nhất. Một hệ thống có 8 màn hình rẻ hơn nhiều so với hệ thống 30 màn hình, gần như theo tỷ lệ thuận.
Số điểm kết nối với hệ thống khác. Nối với phần mềm kế toán, cổng thanh toán, Zalo, máy chấm công, cân điện tử — mỗi kết nối là một hạng mục riêng, và thường tốn hơn ước tính vì phụ thuộc vào tài liệu của bên kia.
Độ phức tạp của quy tắc nghiệp vụ. "Xuất kho theo lô" là một câu. "Xuất theo lô, ưu tiên hạn dùng gần nhất, trừ khi khách chỉ định lô, và hàng dưới 30 ngày hạn phải có duyệt của quản lý" là bốn quy tắc lồng nhau — chi phí khác hẳn dù cùng một màn hình.
Số vai trò người dùng và phân quyền. Một hệ thống ba vai trò với quyền tách bạch tốn nhiều công kiểm thử hơn hệ thống ai cũng thấy mọi thứ.
Yêu cầu ngoài chức năng. Chạy trên điện thoại trong kho bụi, dùng được khi mạng chập chờn, đa ngôn ngữ, lưu vết mọi thao tác để phục vụ kiểm toán. Mỗi yêu cầu loại này ảnh hưởng đến toàn hệ thống chứ không nằm gọn trong một màn hình.
Ba khoản hay bị bỏ quên trong ngân sách
Thời gian của chính nhân sự bên bạn. Người hiểu nghiệp vụ nhất của bạn sẽ phải dành nhiều buổi để mô tả quy trình và nghiệm thu. Đây là chi phí thật, chỉ không nằm trong báo giá.
Nhập liệu ban đầu. Danh mục hàng, khách hàng, tồn đầu kỳ phải được đưa vào và làm sạch. Với dữ liệu cũ nằm rải rác trong nhiều file Excel, công đoạn này đôi khi tốn hơn cả một phân hệ.
Chi phí vận hành hằng năm. Máy chủ, tên miền, sao lưu, và ngân sách cho những thay đổi nhỏ khi nghiệp vụ thay đổi. Hãy hỏi con số của năm thứ hai, không chỉ năm đầu.
Cách đọc một báo giá
Báo giá gộp một cục "phần mềm quản lý kho: 150 triệu" không cho bạn thông tin nào để so sánh hay để cắt giảm. Hãy yêu cầu tách theo hạng mục, mỗi hạng mục là một nhóm chức năng nghiệm thu được độc lập.
Tách như vậy có hai tác dụng: bạn thấy tiền đi đâu, và bạn có thể lùi những phần chưa cần sang giai đoạn hai. Trong hầu hết dự án chúng tôi khảo sát, khoảng một phần ba số chức năng khách nêu ban đầu có thể hoãn mà không ảnh hưởng gì tới việc hệ thống chạy được.
Cũng nên hỏi rõ ba điều thường không có trong báo giá: quy trình xử lý khi bạn muốn đổi yêu cầu giữa chừng, mã nguồn thuộc về ai sau nghiệm thu, và bảo hành bao gồm những gì trong bao lâu.
Ước lượng thô để bạn dự trù
Một hệ thống quản lý nội bộ ở mức lõi — vài nhóm chức năng, một hai kết nối, phân quyền cơ bản — thường nằm ở mức vài chục đến trên trăm triệu đồng và mất 2 đến 4 tháng. Hệ thống lớn hơn cho nhà máy, ví dụ quản lý sản xuất hoặc quản lý kho đầy đủ, ở một mức khác và nên triển khai theo giai đoạn.
Đây là khoảng để dự trù ngân sách, không phải báo giá. Trang viết phần mềm theo yêu cầu mô tả cách chúng tôi khảo sát và tách hạng mục. Nếu sau khảo sát chúng tôi thấy một phần mềm có sẵn giải quyết được bài toán của bạn, chúng tôi sẽ nói vậy — đó là câu trả lời rẻ hơn cho bạn.