Câu hỏi đầu tiên gần như ai cũng hỏi là "phần mềm quản lý kho giá bao nhiêu", và câu trả lời trung thực là: từ vài triệu đến vài trăm triệu, tùy vào việc bạn đang mua cái gì. Khoảng đó rộng đến mức vô nghĩa nếu không bóc tách ra, nên bài này bóc tách.
Chúng tôi viết dựa trên các buổi khảo sát kho tại Long Thành, Nhơn Trạch và Biên Hòa. Mục tiêu không phải để bạn chọn chúng tôi, mà để bạn đọc được bất kỳ bản báo giá nào đặt trên bàn — kể cả của đơn vị khác.
Vì sao hai báo giá "cùng một phần mềm kho" lệch nhau mười lần
Vì chúng không cùng một sản phẩm. Ba thứ rất khác nhau đang được gọi chung một cái tên:
Phần mềm đóng gói theo thuê bao. Trả theo tháng hoặc theo năm, dùng được ngay, chức năng cố định. Rẻ nhất khi bắt đầu và hoàn toàn hợp lý nếu kho của bạn chạy theo quy trình phổ thông.
Phần mềm viết riêng. Trả một lần cho phần xây dựng, hệ thống bám theo đúng quy trình kho của bạn, mã nguồn thuộc về bạn. Đắt hơn nhiều ở đầu vào.
Mô-đun kho trong một hệ thống lớn hơn. Thường xuất hiện khi doanh nghiệp mua ERP và kho chỉ là một phần trong đó.
Một báo giá 5 triệu và một báo giá 150 triệu không mâu thuẫn với nhau. Chúng đang trả lời hai câu hỏi khác nhau.
Bốn nhóm chi phí thật sự
Khi bóc một bản báo giá viết riêng ra, tiền hầu như luôn nằm ở bốn chỗ, xếp theo mức ảnh hưởng:
1. Số nghiệp vụ cần số hóa. Đây là yếu tố lớn nhất, bỏ xa các yếu tố còn lại. Một hệ thống chỉ làm nhập – xuất – tồn – kiểm kê khác hẳn một hệ thống còn quản lý lô, hạn sử dụng, số serial, quy trình kiểm tra chất lượng khi nhận hàng, và điều phối xe nâng.
2. Số điểm kết nối với hệ thống sẵn có. Nối với phần mềm kế toán, với hệ thống bán hàng, với máy chủ của công ty mẹ — mỗi điểm nối là một khối lượng công việc riêng, và thường là phần dễ bị đánh giá thấp nhất. Nếu nhà cung cấp kia không mở API, chi phí có thể nhân đôi.
3. Thiết bị và tem nhãn. Phần này không nằm trong phần mềm nhưng luôn nằm trong ngân sách. Điện thoại Android phổ thông quét đủ tốt cho phần lớn kho. Máy quét cầm tay chuyên dụng chỉ cần khi tần suất quét cao hoặc kho bụi, lạnh. Cộng thêm máy in tem và vật tư tem.
4. Triển khai, đào tạo và chuyển đổi dữ liệu. Nhập tồn đầu kỳ, sinh mã, in và dán tem cho từng vị trí kệ, đào tạo từng ca. Với kho đang chạy thật, phần này thường làm cuốn chiếu theo từng khu và chiếm một tỷ trọng lớn hơn nhiều so với dự đoán ban đầu.
Những khoản hay bị bỏ sót
Đây là chỗ báo giá rẻ trở nên đắt về sau. Trước khi ký, hỏi thẳng sáu câu:
- Sau khi hết bảo hành, phí bảo trì hằng năm là bao nhiêu?
- Máy chủ đặt ở đâu, ai trả tiền, và mỗi tháng bao nhiêu?
- Thêm một người dùng có phát sinh phí không?
- Chỉnh sửa báo cáo theo yêu cầu tính phí thế nào?
- Nếu sau này muốn đổi đơn vị bảo trì, tôi có mã nguồn và tài liệu không?
- Dữ liệu của tôi xuất ra được không, ở định dạng nào?
Câu cuối cùng là câu quan trọng nhất và ít người hỏi nhất. Một hệ thống không cho bạn mang dữ liệu đi là một hệ thống bạn không thực sự sở hữu.
Khoảng ngân sách để bạn dự trù
Với một hệ thống kho ở mức lõi — danh mục hàng, nhập, xuất, chuyển vị trí, kiểm kê, báo cáo tồn — viết theo quy trình riêng, thời gian thường là 8 đến 14 tuần kể từ khi chốt quy trình, và chi phí nằm ở mức vài chục đến trên trăm triệu đồng tùy số nghiệp vụ và số điểm kết nối.
Đây là khoảng để dự trù ngân sách, không phải báo giá. Con số cụ thể chỉ có ý nghĩa sau khi đã đi một vòng kho của bạn. Chúng tôi tách báo giá theo từng hạng mục để bạn có thể lùi phần chưa cần sang giai đoạn sau — điều này quan trọng hơn tổng số tiền, vì nó cho bạn quyền quyết định thứ tự.
Khi nào rẻ hơn là đúng
Nếu kho của bạn dưới vài trăm mã hàng, quy trình phổ thông, không có lô hay hạn sử dụng, không cần nối với hệ thống nào khác — mua phần mềm đóng gói và dùng luôn. Chúng tôi sẽ nói thẳng như vậy trong buổi khảo sát, và đó là lời khuyên miễn phí.
Viết riêng chỉ đáng tiền khi kho của bạn có điểm mà phần mềm bán sẵn không xử lý được: cách đánh mã nội bộ riêng, quy tắc xuất theo lô đặc thù, quy trình kiểm soát chất lượng khi nhận hàng, hoặc cần nối với một hệ thống mà nhà cung cấp kia không mở kết nối.
Bước tiếp theo
Nếu bạn vẫn đang ở giai đoạn cân nhắc có cần hệ thống hay không, bài WMS là gì và khi nào doanh nghiệp thật sự cần liệt kê các dấu hiệu cụ thể. Nếu bạn đang phân vân giữa một hệ thống kho riêng và một ERP đầy đủ, phân biệt ERP và WMS nói rõ khác biệt.
Còn nếu bạn đã biết mình cần gì và muốn một con số cho đúng kho của mình, xem phần mềm quản lý kho viết theo yêu cầu hoặc gọi để đặt một buổi khảo sát. Buổi khảo sát tại kho miễn phí và không ràng buộc gì — chúng tôi không thể báo giá đúng một hệ thống kho khi chỉ nghe kể qua điện thoại.